Et firmaüritus meeleolukalt sujuks, on oluline korraldusprotsessi käigus mõelda läbi erinevad ohutusega seotud aspektid ja vajadusel küsida abi turvafirmadelt.

Aeg-ajalt võib rikkuda firmaürituse ettearvamatu ja ebameeldiv asjaolu nagu autost varastatud väärisesemed, kolleegidevaheline kaklus või kontvõõraste saabumine peole. Turvafirmalt nõu küsimine või nende kaasamine ürituse korraldamisse aitab vältida taolisi ebameeldivusi ja ka tõsisemaid õnnetusi ning tagada, et firmaüritus kulgeks plaanipäraselt ja inimesed lahkuksid sealt hea emotsiooniga. Siinkohal toome välja erinevad aspektid, mida firmaüritust planeerides silmas pidada.

1. Kaardista üritusega kaasnevad riskid

Turvafirma kaasatakse firmapeo või -ürituse korraldusprotsessi tihti viimasel hetkel. Sage on juhus, kui kollektiivi üritust korraldava ettevõtte jaoks on turvateenuse tellimine viimane, mille vajadus otsustatakse tihti tulenevalt eelarve mahust. Mida varem aga turvafirma ürituse planeerimisse kaasata, seda parem – see aitab ürituse eripärast tulenevaid riske paremini hinnata ja samuti tihti ka kulusid kokku hoida. Praktikas on ette tulnud mitmeid näiteid, kui näiteks firma suvepäevade korraldaja pole arvestanud võimalusega, et ülemeelikus tujus ja alkoholi manustanud töötaja soovib elus esimest korda vettehüppetorni kõrgeimalt tasemelt pea ees alla hüpata või üritab teha midagi muud hulljulget, mida ta harilikult ei söandaks.

Ürituse planeerimisel saab turvafirma eelkõige abistada just riskide ja ohukohtade kaardistamisel ja nende elimineerimisel. Koostöös turvafirmaga peaks ürituse korraldaja kindlasti vastama järgmistele küsimustele: Kas tegemist on sise- või väliüritusega? Kui suur on osalevate inimeste arv? Kes on üritusel osalevad inimesed ja kas nende hulgas on ka lapsi? Kas liikluse korraldamine ja parkimise reguleerimine on vajalik? Kas üritus hõlmab ka sularaha hoiustamist? Kas üritusel tarbitakse alkoholi? Kes on vastutaja?

2. Jaga vastutust

Igasuguse ürituse, sealhulgas ka firmapeo või suvepäevade korraldamisel on vajalik kindlaks määrata, kes mille eest vastutab. Tihti on firmaürituse korraldustoimkonnas personalijuht, kes tegeleb erinevate praktiliste küsimustega ning kellel lasub vastutus ka ürituse toimumise eest. Turvafirma kaasamisel määratakse üritusele turvajuht, kes koostöös ürituse korraldajaga, olgu see siis personalijuht või üritusturundusagentuur, paneb paika ürituse kontseptsiooni ja sellest lähtuvad turvariskid, pakub välja võimalikud variandid nende ennetamiseks või elimineerimiseks ja lõppkokkuvõttes võtab vastutuse ka ürituse ohutuse ees.

3. Taga vee- ja tuleohutus

Ei ole olemas kuldset reeglit, mis määraks kui mitme inimese peale on vaja ühte turvameest. Iga üritus on erinev ja vajab seetõttu ka eraldi riskianalüüsi. Erinevalt levinud arusaamale, ei hõlma turvateenus tänapäeval mitte ainult turvameeste kohalolu vaid ka üritusega kaasnevate riskide hindamist, mis võib kokkuvõttes vähendada firmaüritusel vajaminevate turvatöötajate arvu ja seeläbi ka üldiseid turvakulutusi. Turvafirmat kaasates selgitatakse koos ettevõttega välja turvatöötajate vajadus – kas on vaja üht, kaht või 15 turvatöötajat, milline peaks olema nende väljaõpe ning kas on ehk vajalik vene keelt valdavad ja esmaabi või vetelpääste koolituse läbinud inimesed. Ettevõtted vajavad aina enam vetelpääste kogemusega turvatöötajaid, kuna suvepäevad leiavad tihti aset veekogude ääres, mis tekitab inimestes sageli soovi ujuma minna, mis aga ohutusnõudeid eirates võib kurvalt lõppeda. Mida turvafirma teha saab, on märgistada veekogus poidega ujumiseks mõeldud ala ning tagada selle valve. Samuti tagab turvameeskond, et kohapeal oleks olemas vajalik vetelpääste varustus, sh ka päästepaat, kui ürituse kontseptsioon seda nõuab. 

Üha rohkem kuulub suvepäevade programmi ka mõni veekoguga seotud võistlus. Näiteks süstasõidu või ujumisvõistluse julgestamiseks on vajalik rannavalvurite abi. Meediku väljaõppega turvamees on vajalik ja oluline eriti selliste ürituste kontekstis, kus toimuvad erinevad võistlused, pallimängud ja muud füüsilist pingutust nõudvad tegevused, mille käigus võib juhtuda õnnetusi. Samuti on oluline leppida kokku, kes vastutavad üritusel tuleohutuse eest ning kes pakub vajadusel esmaabi. Tihti esineb juhuseid, kui ettevõtte esindajad pole teadlikud sellest, et turismitalus toimuvate suvepäevade tuleohutuse eest vastutab ürituse korraldaja, mitte koha omanik. Juhul, kui ettevõtte oma töötajad on valmis vastutama kas esmaabi või tuleohutuse eest, saavad turvafirmad pakkuda vastavaid koolitusi, mis pikemas perspektiivis tulevad ettevõttele kasuks, kuna kollektiivis on inimesed, kes teavad, kuidas erakorralistes situatsioonides käituda.

4. Säilita head suhted ka pärast firmaüritust

Aeg-ajalt võib juhtuda, et peomeeleolus ja vabamas õhkkonnas eskaleeruvad tööalased pinged ja stress. Turvafirma esindaja kohalolek peol või suvepäevadel tagab nö neutraalse osapoole, kes võib enda kohustuste ja õiguste piires astuda vahele näiteks kähmlusele ning tagada üldiste ohutusreeglite täitmise kõikide inimeste poolt nõnda, et see ei kedagi ei solvaks ega seaks ohtu inimeste omavahelisi suhteid. Toome illustratiivse näite olukorrast, kui näiteks ettevõtte tippjuht soovib peomelus ronida lavale, kus samal hetkel esineb bänd, et seal siis koos bändiliikmetega pidutseda. Harilikult pole selline käitumine lubatud. Kuidas peab toimima seejuures kõrvalseisev kolleeg, kes tunneb, et peaks lavale ronijat takistama, kuid samas pole kindel, kas võib enda otsest ülemust distsiplineerida. Sellistel juhtudel on neutraalne turvatöötaja parim lahendus, ilma, et inimeste omavahelised suhted kannataksid.